Evidence Pack
抽選結果は当選者リストを生み出します。Evidence Pack はその外側に、もう一つのものを生み出します。施策が実際にどう運用されたかの、確認可能な記録です。本ページでは、構成要素、確認する人、想定される用途を整理します。
抽選施策を相談する施策の記録は、施策実施中に複数のシステムをまたいで発生します。応募データはデータベースに、対象判定ロジックはスプレッドシートに、除外判断はメールスレッドに、抽選そのものはノートブックやスクリプトに、告知はCMSに。それぞれは、「あとからまとめて見直す」ことを前提に設計されていません。
Evidence Pack は、これら分散した記録を一つの形に整理した成果物です。「この施策は実際にどう運用されたか」が、当時関わっていなかった人からも確認できる状態を目指します。
すべての Evidence Pack に同じ6つの要素が含まれます。各要素の深さは施策に応じて調整されます。1億円規模の物件抽選と、5万円相当の商品券抽選では、扱いが異なります。
施策名、運営主体、範囲、対象母集団、景品配分、予定実行日時と実際の実行日時、応募チャネル一覧。Evidence Pack 全体を支える1ページサマリーです。
応募条件、対象条件、除外条件、重複処理ロジック、補欠の扱い、再抽選条件。施策運用ルールセットとして抽選前に固定し、版管理します。
受信応募総数、適用済み除外条件と理由内訳、最終対象母集団件数、確定タイムスタンプ。「何人の中から抽選されたか」に答える要素です。
実行環境、実行タイムスタンプ、処理バージョン、ソースデータ参照、出力ファイル参照、例外処理メモ。「何が、どの順序で起きたか」を担う要素です。
当選者数、補欠数、落選数、重複排除後の最終件数、抽選前ルールと抽選後出力の整合性確認。内部一貫性を確認する要素です。
問い合わせ対応、社内共有、取引先説明用のメモ。エッジケース判断を平易な言葉で説明する箇所です。必要に応じて開示範囲を分けた版を用意します。
Evidence Pack は、複数の異なる立場の確認者が、それぞれ個別に再構成することなく参照できる形で設計されています。
社内レビュー: 法務、コンプライアンス、マーケティング、CS など、施策運営側の各部門が一つの記録を共有して確認。
取締役・監事・トラスティー: 寄付関連抽選や会員組織抽選で特に該当。当選者リストではなく、施策レベルのサマリーを確認したい立場。
スポンサー・権利保有者: 施策に資金提供・ライセンス供与している立場。リソースがどう配分されたかを説明可能なサマリーで確認。
問い合わせ対応: 応募者からの懸念に対し、開示範囲を絞った版を使って構造化された対応を行う。
外部監査・アシュアランス: 事業者が依頼する第三者レビュー担当が、より広範な保証業務の一環として確認。
メディア・公開: 透明性コミットメントの一環として、開示範囲を絞った版を自社サイトに公開する事業者もあります。
Verified Draw は、事業者が保有・統制し、必要に応じて開示範囲を絞り、または公開できる記録を生成します。これは意図的な区別です。第三者の証明書は信頼スタックの中で役割を持ちますが、事業者が組織として開示・参照する記録は、外部証明書ではなく事業者側に置かれるべきです。
販促代理店を法的レビューや独立した抽選監督に活用される事業者は、Verified Draw を 併用 されることが一般的です。代理店は自社レターヘッドで証明書を発行しますが、Evidence Pack は事業者自身の記録として残ります。両者は価値が異なります。異なる質問に答えるためのものです。
完全版のパックには個人情報が含まれることがあります(粒度の高い対象母集団件数、他データと結合すれば個人を特定し得る除外理由内訳、特定応募に言及する例外処理メモなど)。
通常、3つのバリアントを用意します:
社内完全版: 6要素すべてを最大粒度で。事業者の法務・コンプライアンス担当に閲覧範囲を限定。
取引先共有版: スポンサー・権利保有者向け。個人情報を抑制し、施策レベルの数値とルール定義を残す。
社外公開サマリー: 高レベルのルール定義、対象母集団規模、抽選方式、結果件数。透明性コミットメントに基づいて自社サイトに公開する場合に使用。
Evidence Pack は事業者側に納品されます。標準の保持期間は、UK GDPR(個人情報保護法相当)および事業者の販促記録に関する社内保管規程に従い、以下のいずれか長い方を採用するのが一般的です: (a) 施策に対する問い合わせ・苦情の発生が合理的に想定される期間、(b) 契約上のスポンサー・監査義務の期間。
Verified Draw 側ではサービス提供期間中、運用記録を保持し、その後の所定の運用整理期間を経て削除します。具体的な保管条件は契約段階で個別に確認します。
Evidence Pack は運用記録です。法律意見ではなく、規制上の認証ではなく、広告基準レビューやライセンス評価の代替でもありません。施策の最終的な適法性は、事業者の法務・コンプライアンス部門の責任となり、必要に応じて外部専門家の確認を経て判断されます。Evidence Pack はその判断を容易にするためのものであり、判断そのものを代替するものではありません。
施策の概要(対象、景品、規模、時期、その後誰がパックを確認するか)をお送りください。施策に応じた Evidence Pack の初期整理をご案内します。
まだ要件が固まっていない段階でも構いません。通常 3 営業日以内にご連絡します。